Orçamento Financeiro (2167)
Versão 10.008.011
O orçamento financeiro tem por finalidade mensurar os valores previstos e realizados de um período específico, ou seja, é possível traçar os objetivos de venda de produtos e prestação de serviços, compras e produção, e dessa forma verificar se as estimativas de valores estão de acordo com o planejado.
No ERP Solution é possível cadastrar o orçamento financeiro, por meio de importação (rotina 2916) ou de forma manual (rotina 2167).
Para acessar a rotina do orçamento financeiro deve -se ir em
Módulo financeiro> Despesas/receitas> Orçamento – Plano de contas auxiliar (rotina 2167).
Clique no ícone do “+” para iniciar um novo cadastro.
Deve-se preencher os seguintes campos:
- Descrição: Informe uma descrição para o novo orçamento;
- Plano de contas auxiliar: Selecione um plano de contas auxiliar, cadastrado anteriormente na rotina 7161;
- Empresa: Neste campo deve-se selecionar uma das opções:
- Abrir um orçamento para empresa específica: Nesta opção deverá ser informada obrigatoriamente no próximo campo a empresa desejada.
- Abrir um orçamento acumulando todas empresas: Nesta opção o sistema irá gerar um único orçamento para todas as empresas somando os valores previstos e realizados e não será possível escolher uma filial.
- Abrir um orçamento para cada empresa: Neste caso o sistema irá gerar um orçamento para cada empresa ativa.
- Filial: Neste campo deve-se selecionar uma das opções:
- Abrir um orçamento para filial específica: Nesta opção deverá ser informado obrigatoriamente no próximo campo a filial desejada.
- Abrir um orçamento acumulando as filiais: Nesta opção o sistema irá gerar um único orçamento para todas as filiais, somando os valores previstos e realizados.
- Abrir um orçamento para cada filial: Neste caso o sistema irá gerar um orçamento para cada filial do grupo.
- Configuração do centro de custo: Neste campo deve-se optar por uma das opções:
- Usar centro de custo dos rateios da conta: Ao selecionar essa opção o sistema só irá trazer os valores da conta se a mesma estiver configurada em seu cadastro (rotina 7002) com o centro de custo.
- Usar centro de custo do orçamento: Só será possível utilizar esta opção, caso tenha sido escolhida a opção para abrir orçamento para uma empresa específica. Ao selecionar essa opção o sistema irá habilitar o campo centro de custo, para que seja informado um centro de custo específico para o orçamento, desta forma, o sistema irá buscar somente os lançamentos que possuem o mesmo centro de custo informado. Para que o sistema traga todos os centros de custos, deve-se manter o campo de centro de custo zerado. Nos casos em que o centro de custo ficar zerado, será apresentada a mensagem de alerta “Centro de custo informado não existe”.
Caso a empresa não possua controle por centro de custo, deve-se optar por usar o centro de custo do orçamento e manter o campo centro de custo zerado, desta forma o sistema trará todos os lançamentos sem centro de custo.
- Ano: Informe o ano do orçamento.
- Período: Neste campo deve-se optar por uma das opções:
- “Anual acumulado”: Nesta opção o sistema irá gerar o orçamento apenas com o ano e irá somar os valores de todos os meses do mesmo;
- “Anual mês a mês”: O sistema irá gerar um orçamento para cada mês do ano informado (caso o ano informado seja o atual, o sistema irá gerar apenas os meses não findados);
- “Mês específico”: Nesta opção o sistema irá habilitar o campo para que seja informado obrigatoriamente o mês desejado.
- Inicializar valor previsto: Deve-se optar por uma das opções:
- Inicializar com zero: Ao escolher essa opção o Orçamento será iniciado com os valores zerados, não haverá cálculo e o usuário deve informar manualmente os valores previstos.
- Inicializar conforme período anterior e aplicar coeficiente: Caso escolhido esta opção, serão habilitados os campos: Data inicial (valor previsto), Data final (valor previsto) e Coeficiente a ser aplicado. O usuário deve informar o intervalo de datas que será considerado para a apuração do saldo, de modo que, se no campo período estiver selecionada a opção “anual mês a mês”, todos os meses serão inicializados com o mesmo valor previsto.
- Inicializar conforme mesmo mês no ano anterior e aplicar coeficiente: Caso escolhido esta opção, será habilitado somente o campo para informar o coeficiente a ser aplicado. O sistema irá buscar automaticamente o saldo do mês no ano imediatamente anterior ao do orçamento.
Após preencher todos os campos deve-se clicar no botão “confirmar”.
O orçamento será automaticamente criado conforme os filtros predefinidos.
O sistema irá retornar a tela inicial de consulta de orçamentos e será apresentada em tela uma mensagem de confirmação da criação e a quantidade de orçamentos criados de acordo com as configurações utilizadas.
O status do orçamento neste primeiro momento estará como “Aberto – Em digitação”.
Para editar o orçamento, clique no ícone do lápis.
Na aba “dados gerais” será possível editar a descrição do orçamento.
Na aba “contas” será apresentado o valor previsto conforme configuração realizada na criação do orçamento, campo “Inicializar valor previsto”.
Enquanto o orçamento estiver com o status “Aberto – Em digitação” é possível editar o valor das contas analíticas manualmente ao clicar no ícone do “lápis” ao lado de cada conta. Informe o valor previsto e clique no botão salvar. O ERP vai reprocessar os totais do orçamento considerando a alteração realizada.
OBS. Ao lançar um saldo de Crédito deve-se utilizar o sinal de (-) negativo.
Importante ressaltar que os valores previstos das contas sintéticas não podem ser alterados manualmente. Isso ocorre porque este campo é calculado automaticamente pelo sistema com base na soma dos valores previstos de todas as contas analíticas vinculadas à respectiva conta sintética.
Desta forma, qualquer alteração nos valores previstos da sintética deve ser realizada diretamente nas contas analíticas, para que o total da conta sintética seja atualizado automaticamente conforme a estrutura do plano de contas.
Após conferir os saldos, deve-se clicar no botão “ativar orçamento”, dessa forma o sistema irá buscar os valores realizados nas contas contábeis vinculadas ao plano auxiliar automaticamente.
Na coluna “Valor Realizado” irá trazer o somatório dos saldos dos lançamentos realizados no sistema para as contas vinculadas ao Plano de Contas Auxiliar, considerando os filtros informados para o orçamento.
Abaixo das abas do orçamento existe o botão “reabrir o orçamento”. Ao clicar nesta opção o status do orçamento será alterado de “Ativo” para “Aberto (em digitação)”.
Na tela inicial da rotina selecione o orçamento desejado e abaixo serão apresentados alguns botões:
- Botão “Apurar”: Deverá ser utilizado quando o orçamento já está com o status ativo e ocorrer alguma alteração na vinculação das contas no Plano Auxiliar, neste caso, o sistema irá verificar novamente os valores realizados.
- Botão “Reprocessar contas”: Deverá ser utilizado caso tenham sido criadas novas contas sintéticas (rotina 7015) e analíticas (rotina 7002), e o Orçamento esteja com Status (Aberto em digitação ou Ativo), desta forma, serão apresentadas as novas contas criadas no Orçamento e no plano de contas auxiliar vinculado ao orçamento também serão incluídas essas novas contas (rotina 7161).
Caso o Orçamento esteja com Status (Fechado) o botão “Reprocessar contas” ficará inabilitado para ação. - Botão “Imprimir”: Pode ser utilizado a qualquer momento. Ao clicar nesta opção será gerado o PDF do orçamento no ícone de notificações.
No relatório, serão exibidas as Contas sintética, Tipo da conta, Valor previsto, o valor Realizado, a diferença entre os dois e o percentual comparativo do Orçado x Realizado.
Para encontrar o valor da diferença o sistema sempre realiza o cálculo do Valor Realizado – Valor Previsto considerando o sinal de cada coluna.
Por exemplo, analisando a imagem acima, a despesa financeira possui um valor de -150.000,00 (prevendo um orçamento negativo) e no realizado esta o valor de -100.000,00. Então eu tive um resultado “positivo” porque eu tive um valor negativo menor do que eu esperava, tive 50.000,00 “positivo”.
A fórmula realizada pelo sistema foi:
(-100.000,00) – (-150.000,00) = –100.000,00 +150.000,00 = 50.000,00
No segundo exemplo temos a conta de receita de vendas com um valor de 500.000,00 (prevendo um orçamento positivo) e no realizado esta o valor de 485.700,00. Neste caso não foi atingido o valor esperado, “faltando” ainda -14.300,00.
A fórmula realizada pelo sistema foi:
485.700,00 – 500.000,00 = -14.300,00.
Para encontrar o percentual comparativo, é necessário realizar uma regra de três:
Exemplo: Temos um valor previsto de receita de 500.000 que equivale a 100% e temos um valor realizado de 485.700,00 equivale a X . Basta multiplicar os valores da tabela de forma cruzada, para obter o percentual: (485.700,00 x 100) / 500.000 = 97,14%.
No nosso exemplo, significa que atingimos apenas 97,14% de receitas previstas para o período, ficando com uma diferença negativa de 14.300 reais.
Caso o valor das receitas realizadas fosse maior que o valor previsto, teríamos uma diferença positiva, pois as entradas superaram o valor orçado.
Na análise das despesas, se o valor realizado for menor que o valor orçado, teremos uma diferença positiva, pois foi gasto no período menos que o valor orçado.
E caso o valor realizado das despesas fosse maior, neste caso, a diferença seria negativa, pois houve um gasto maior do que o valor orçado.
Outra análise que poderá ser feita neste relatório é sobre o total de despesas e receitas. Se houve mais saídas que entradas ou se as entradas foram maiores que as saídas, por exemplo, neste caso a empresa poderá utilizar uma parte do lucro em investimentos.