Contrato (1514)- Módulo Rental

Versão 10.010.019        Autora: Chrissie Jerke

Os contratos de aluguel têm por objetivo definir as regras que irão reger a locação de um ou vários bens por um determinado período de tempo. Este acordo é de ordem jurídica com cláusulas que regulamentam o interesse entre as partes, estando passíveis de penalidade previstas em lei.

O contrato é firmado entre o locador, que é o proprietário dos bens, e o locatário, que é o cliente interessado em utilizá-los.

Para acessar a rotina de contratos no ERP, acesse:

Módulo Rental > Principal > Contratos (rotina 1514).

Nesta tela serão listados todos os contratos da empresa.

Para iniciar o cadastro clique no ícone do “+”.

Será aberta uma nova tela, onde devem ser preenchidas as seguintes informações:

• Filial: Selecione a que filial o contrato pertence.
• Informe o número e a data em que o contrato foi aberto e assinado.

Importante! O Número do Contrato não pode se repetir, e a data deve ser menor que a data atual.

• Prazo Locação: Neste campo deve-se definir o tempo que será locado o bem em meses.
• Cliente: Deve-se informar neste campo a conta de cliente que está realizando a locação do bem.
• Vendedor: Neste campo deve-se informar o vendedor responsável pela locação do bem.
• Centro de Custo:  Este campo virá preenchido automaticamente com o centro de custo configurado nos parâmetros do módulo.
• Contratado:  Informe neste campo o valor em reais que será cobrado mensalmente pela locação do item. Este valor será considerado para gerar as parcelas do contrato.

Na seção de definições é possível informar:

• Reajuste: Neste campo é possível definir uma previsão se o contrato de locação terá ou não reajuste de valor. Caso o mesmo possua, é necessário informar o mês que será gerado o ajuste e o indexador.

Importante! A informação do mês é uma informação apenas gerencial, ela será utilizada de fato para o cálculo das parcelas.

• Todos os indexadores que irão aparecer para seleção são do tipo IGPM. Estes cadastros são realizados diretamente na rotina 1094, e é possível definir por indexador a periodicidade e o percentual que será utilizado.
• Dia base de vencimento: Neste campo deve ser informado o dia em que ocorre o vencimento das parcelas da locação. Quando  a data de vencimento gerada coincidir com final de semana ou com feriado, esta será alterada para o próximo dia útil.
• Dia base de valorização: Neste campo informe o dia base a ser considerado para a valorização. Esta valorização corresponde ao período transcorrido entre o dia posterior ao dia base final de valorização do mês anterior e o dia base final valorização do mês atual.
• O valor mensal do item deverá ser calculado proporcional ao número de dias transcorridos entre o evento e a data, ou seja, data posterior a data base final de valorização da fatura anterior e o evento de entrega ou devolução de itens.
• Data do bloqueio: Neste campo poderá ser informado uma data que irá bloquear o faturamento, desta forma,  ao chegar na data definida, e algum usuário tentar realizar o faturamento das parcelas do contrato será gerado o bloqueio da pré fatura.
• Autorização: Defina se será obrigatório ou não a autorização das pré-faturas.
• Contato: Informe neste campo quem ficará responsável pelo bem no cliente.
• Método de faturamento: Neste campo deve-se definir a forma de faturamento do contrato. As opções disponíveis são:
  • Consolidado: Nesta opção, será emitido uma nota com o produto padrão configurado nos parâmetros do módulo, rotina 2951. E o centro de custo será o definido no contrato.
  • Individual: Nesta opção, será emitida a nota fiscal para os itens com controle especial, informados no contrato e o centro de custo obedecerá a seguinte hierarquia: 
    1 – Cadastro do produto (1068);
    2 – Subgrupo (1008);3 – Grupo/subgrupo (1008);
    4 – Lista de funcionários (99030) > dados por empresa;
    5 – Cadastro de usuários (99004) > padrões para emissão da nota;
    6 – Capa do contrato.

Caso o contrato possua mais de um item, o centro de custo utilizado será do item que possui o maior valor.

Na seção de responsabilidades, deve ser definido se o locador ou a empresa serão responsáveis pela entrega do item, manutenção caso necessário, devolução, seguro e documentação.

Por padrão estes campos virão com a informação por conta do cliente, porém poderão ser alterados caso necessário.

Após preencher os campos clique no botão “Salvar”.

Ao salvar será aberta uma nova tela para que sejam visualizados os dados do contrato.

Na aba “dados gerais”,  serão apresentadas todas as informações do cadastro.

Na aba “outros” é possível descrever informações da multa, caso houver e alguma observação.

Na aba de “itens”, deverá ser vinculado o ou os itens individuais com controle especial que estão sendo locados ao cliente.

Importante! Estes itens devem ser cadastrados na rotina 1006 com controle de estoque individual e o Tipo SPED como Ativo imobilizado.

Para incluir itens, clique no ícone do “+”.

• Produto: Informe o código do produto.
• Prazo: Virá automaticamente com o mesmo prazo informado na capa do contrato.
• Valor mensal: Deve ser informado o valor em reais que será cobrado mensalmente pela locação. Este valor é influenciado pelo valor total do item e pela depreciação aplicada ao mesmo.
• Data prevista de entrega: Deve-se informar uma estimativa para a entrega efetiva do item ao cliente.

Após preencher os dados, clique em “Salvar”.

No contrato poderá ter mais de um item vinculado, porém cada item individual poderá ser vinculado a somente um contrato ao mesmo tempo.

Na aba parcelas, após a inclusão dos itens, automaticamente serão criadas as parcelas de acordo com o prazo de locação definido no início do contrato e o valor mensal dos itens.

Para entregar o item, selecione o item do contrato e clique no botão “entregar item”.

Será aberta uma nova tela para que seja informada a data efetiva da entrega. Esta data deve estar entre a data de abertura do contrato e o prazo final do contrato. Após clique no botão “confirmar”.

O sistema irá pedir uma confirmação em tela, clique no sim.

Com isso o status do item ficará como entregue. Ao final do processo de entrega será gerada uma ocorrência do tipo “entrega do item” para então ser calculado os valores das parcelas dos itens.

Na aba parcelas serão apresentados o valor real a faturar de cada parcela até a devolução prevista. Serão calculados proporcionalmente ao total de dias entre o início e o término da Valorização multiplicado pelo valor diário do item.

As parcelas correspondem ao valor mensal de aluguel a ser pago pela locação dos itens com o reajuste informado. Esse valor será proporcional à quantidade de dias em que cada um destes esteve em posse do cliente durante o período de valorização da fatura.

A parcela representará uma fatura somente depois de efetuado o processo de faturamento.

O botão Composição da parcela informa detalhadamente todos os dados e valores.

Na aba “ocorrências” será apresentado o histórico de todas as alterações realizadas no contrato, como entregas, devoluções, cancelamentos, reajustes, entre outros.

Na aba “Reajustes”, caso definido que o contrato irá possuir ajustes, nesta aba é possível informar o percentual que deverá ser utilizado. Para isso clique no ícone do “+” e informe os campos:

• Motivo: Na opção “Previsto em Contrato”, o sistema irá considerar o percentual configurado no cadastro do indexador rotina 1094, para cada mês.
• Parcela: Após a definição do valor, deverá ser selecionada uma das parcelas do contrato, desta forma o reajuste será aplicado na parcela selecionada e nas posteriores.
• Escopo: selecione quais itens terão reajuste. As opções disponíveis são: somente para um item específico, somente para itens entregues ou para itens entregues e previstos para entrega.
• Item: Ao escolher o escopo “somente para um item” será habilitado o campo ao lado para que seja selecionado o item correspondente.

Após preencher os campos, clique em “salvar”.

Será apresentado em tela o valor em percentual conforme o indexador e o valor em reais do reajuste. 

Será gravada a inclusão do reajuste na aba de ocorrências e na aba parcelas serão atualizados os valores mensal e a faturar de acordo com a configuração.

Caso o reajuste seja excluído, as parcelas serão recalculadas novamente, voltando ao valor original.

Existem alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração, como por exemplo, enquanto existe no contrato um período em aberto que deveria ser faturado e ainda não foi não é possível realizar o encerramento do mesmo.

Ou seja, um contrato com a duração de 12 meses que foi iniciado no mês 06/2023 e por motivo de força maio o cliente precisou devolver a máquina antes, a data de faturamento é sempre dia 1, ou seja, o último faturamento foi realizado em 01/12 e este cliente realizou a devolução na data de 20/12.

Desta forma é possível realizar a devolução do item no contrato (aba item), porém enquanto não realizado o pré-faturamento do período transcorrido entre 1 à 20/12 não é possível realizar o encerramento do contrato, o pré-faturamento pode ser realizado a partir da aba pré-faturas dentro do próprio contrato.  

Após a geração da pré-fatura é necessário acessar a rotina Faturamento, 2379 e faturar as pré-faturas pendentes do contrato para só após realizar o encerramento do mesmo na rotina Encerramento, 2963, a partir disso então o item estará disponível para ser alocado em outro contrato.  

Frisa-se que não se pode encerrar o contrato sem antes realizar o faturamento do valor pendente, as demais parcelas dos meses seguintes não interferem no encerramento pois o item está devolvido. Logo, ao realizar o faturamento do período transcorrido entre o último faturamento e a data de devolução o contrato pode ser encerrado.

Importante! O faturamento na rotina 2379 deve ser realizado antes do encerramento do contrato, caso contrário ocorrerá erro e o item ficará pendente como “não faturado” não sendo possível nova alocação em outro contrato.