Desaprovação de bloqueios
Versão 11.001.001
O processo de desaprovação de bloqueios dentro do Solution ERP pode ser utilizado para bloqueios de conta, margem, saldo em atraso, limite de crédito, limite individual, financiamento e estoque negativo.
A desaprovação de bloqueios, pode ser utilizada nos módulos Balcão, Fiscal, Oficina, Auto Center, e Máquinas.
Para que o sistema gere bloqueios deverá ser configurado nos parâmetros de cada módulo, quais bloqueios que a empresa deseja utilizar. Essa parametrização é pré-definida na implantação do sistema, mas poderá ser alterada caso necessário.
Nas configurações de alguns destes bloqueios pode ser definida a etapa onde a verificação do bloqueio será gerada, se será na capa, nos itens e no encerramento. Dependendo dessa configuração será liberada ou não a alteração dos dados dentro da pré-nota.
- Os bloqueios desaprovados gerados na capa permitem alterar apenas dados capa (cliente, pol. de preço, pol. de prazo).
- Os bloqueios desaprovados gerados no item permitem alterar dados de item e de capa.
- Os bloqueios desaprovados gerados no encerramento permitem alterar apenas dados de totais, pagamento e frete, além dos dados de item e de capa.
Regras gerais:
1º) Em um cenário onde havia dois bloqueios sobre o mesmo registro (margem e estoque, ou conta e limite individual), se um destes for desaprovado a informação pendente deve ser cancelada, pois se foi desaprovado, haverá mudanças necessárias e estas faram ser necessário reanalisar todos os bloqueios novamente.
Como, por exemplo, no caso de bloqueio de conta, se este foi desaprovado, não tem sentido ser liberado um limite se na alteração da conta deverá ser definido um novo limite. Alguns bloqueios que
já tiverem liberação não precisam ser gerados novamente após análise, contudo se um bloqueio foi desaprovado este será reanalisado para ser gerado ou não.
2º) A não liberação de um bloqueio sempre deve disparar notificação ao usuário para este realizar nova decisão (ajustando o item para ser autorizado ou cancelando este).
3º) A configuração de alçada de usuário sempre é considerada no desbloqueio de limite individual/crédito.
Configuração
Para utilizar o processo de aprovação e desaprovação é necessário verificar algumas configurações:
1º) Cadastro dos Motivos para aprovação/desaprovação:
Para utilizar este processo deve-se primeiramente realizar o cadastro dos motivos de aprovação e desaprovação para cada um dos bloqueios, acessando:
Módulo Administrativo > Cadastros > Motivos para Aprovação/Desaprovação Bloqueios (rotina 3105).
Clique no ícone do “+” para um novo cadastro.
Selecione a empresa, informe o tipo de motivo se será “aprovado” ou “recusado”, no campo “descrição” preencha com a informação desejada, no campo “tipo de bloqueio” selecione para qual bloqueio este motivo se refere.
Pode-se ainda selecionar a flag “Exige observação” para que ao utilizar este motivo seja obrigatório informar um complemento na tela de liberações.
É essencial que seja realizado o cadastro dos motivos de todos os tipos de bloqueios configurados dentro do ERP para que seja possível realizar a aprovação ou desaprovação.
2º) Configuração do usuário
Para que o usuário tenha permissão de realizar a aprovação ou desaprovação ele deve possuir:
- No perfil vinculado ao seu usuário (rotina 2757), permissão configurada no módulo Administrativo>Configurações> Bloqueios> para os bloqueios de Margem, Conta e Saldo em atraso.
- No cadastro de usuários (rotina 99004) possuir configurado um percentual no campo “% desconto permite liberar”, valor no campo “Até que valor de pré-nota liberar” e um valor no campo “Até valor máximo de ( p/saldo dev.)”.
Bloqueio de conta
O bloqueio de conta poderá ocorrer por:
- Conta sem movimento;
- Status do cadastro;
- Conta inativa;
- Conta com validade expirada.
Vamos exemplificar um bloqueio de conta no módulo balcão para melhor compreensão dos processos da desaprovação.
Acessando a ordem de compra (rotina 1080) ao informar um cliente que possui conta inativa e dar sequencia no processo o sistema irá apresentar uma mensagem em tela informando que houve um bloqueio de conta.
Será gerada notificação para os usuários que possuem permissão para análise do bloqueio informando o bloqueio gerado.
A análise do bloqueio pode ser realizada através da rotina do painel de liberações/aprovações, rotina 2736 ou clicando diretamente na notificação.
Será apresentada as informações referentes ao bloqueio gerado para que seja feita a análise.
A ao clicar no “like” ou no “deslike” será apresentado ao lado os motivos cadastrados na rotina 3105 para este tipo de bloqueio.
Importante! A Observação será obrigatória de acordo com a configuração definida também na rotina de cadastros de motivos.
Ao realizar a desaprovação o vendedor receberá uma notificação informando se a pré-nota foi aprovada ou desaprovada para que seja dado seguimento.
Quando houver a desaprovação a pré-nota terá seu status alterado para “desaprovado”.
Quando a pré-nota for aprovada, ela terá seu status alterado para “aberto”.
Importante! Após a desaprovação do bloqueio de conta, só será possível dar seguimento se o motivo do bloqueio for ajustado ou ainda cancelar ou perder este registro desaprovado.
Bloqueio de margem
O bloqueio de margem ocorre quando a margem de lucro é inferior a configurada para cálculo do preço de venda.
Vamos exemplificar um bloqueio de margem no módulo oficina para melhor compreensão dos processos da desaprovação.
Ao incluir dentro de uma OS uma peça com valor alto de desconto ao clicar em “salvar” será apresentada mensagem informando a geração do bloqueio.
Será gerada tarefa para os usuários que possuem permissão para análise do bloqueio informando o bloqueio gerado.
Pode-se realizar a análise através da rotina do painel de liberações/aprovações, rotina 2736 ou clicando diretamente na notificação.
Será apresentada as informações referentes ao bloqueio gerado para que seja feita a análise. A ao clicar no “like” ou no “deslike” será apresentado ao lado os motivos cadastrados na rotina 3105 para este tipo de bloqueio. A observação será obrigatória de acordo com a configuração definida também na rotina de cadastros de motivos.
Ao realizar a desaprovação o vendedor receberá uma notificação informando se a pré-nota foi aprovada ou desaprovada para que seja dado seguimento.
Quando houver a desaprovação a peça dentro da Os ficará com o status de bloqueio como “desaprovado”. Quando realizada a aprovação, a peça dentro da OS irá ficar com o status “liberado”.
Importante! Para o bloqueio de análise de margem, o item que estiver com status “desaprovado” pode ser editado, colocando por exemplo, um percentual menor de desconto, de forma que o sistema irá realizar uma nova análise do bloqueio. Se ainda não estiver de acordo com os parâmetros da empresa, será gerado um novo bloqueio para que seja realizada uma nova análise. É possível também cancelar ou perder este registro desaprovado.
Bloqueio de saldo em atraso
O bloqueio de saldo em atraso ocorre quando os títulos à receber estão em atraso para a conta selecionada.
Vamos exemplificar um bloqueio de saldo em atraso no módulo máquinas para melhor compreensão dos processos da desaprovação.
Selecionando um orçamento já aberto e clicar em “gerar pedido” será apresentada mensagem informando a geração do bloqueio.
Será gerada notificação para os usuários que possuem permissão para análise do bloqueio informando o bloqueio gerado.
Pode-se realizar a análise através da rotina do painel de liberações/aprovações, rotina 2736 ou clicando diretamente na notificação.
Serão apresentadas as informações referentes ao bloqueio gerado para que seja feita a análise.
A ao clicar no “like” ou no “deslike” será apresentado ao lado os motivos cadastrados na rotina 3105 para este tipo de bloqueio.
A Observação será obrigatória de acordo com a configuração definida também na rotina de cadastros de motivos.
Ao realizar a desaprovação o vendedor receberá uma notificação informando se a pré-nota foi aprovada ou desaprovada para que seja dado seguimento.
Importante! Quando houver a desaprovação do bloqueio de conta ou de saldo devedor na etapa do orçamento de máquinas, o mesmo ficará com status “desaprovado”. Quando houver desaprovação do bloqueio de margem na etapa do pedido, o item irá ficar com status desaprovado dentro do pedido de venda de máquinas.
Bloqueio de estoque negativo
O bloqueio de estoque negativo poderá ocorrer:
- Na alocação de item sem saldo disponível suficiente
- Alteração de quantidade
- confirmação de item orçado (gerando alocação),
- alocação de KIT,
- alocação de peças vinculadas a serviços (módulo oficina).
No módulo Balcão, poderá ser gerado o bloqueio no pedido, ordem de compra e entrega futura.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros por Filial do módulo balcão (2756), aba bloqueios, flag “Bloqueio estoque negativo”.
No módulo Oficina e Auto Center, poderá ser gerado o bloqueio na ordem de serviço ao alocar peças e serviço de terceiro.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros do módulo (2539), aba bloqueios, campo “Bloquear estoque negativo”.
No módulo Máquinas , poderá ser gerado o bloqueio no pedido – ao alocar as máquinas e acessórios.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros do módulo máquinas (3024), aba bloqueios, campo “Bloqueio estoque negativo”.
Importante: A análise de estoque negativo sobre item individual no máquinas é disparada apenas ao realizar o vínculo do veículo.
No módulo Fiscal, poderá ser gerado o bloqueio nas pré-notas de saída. A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros (2779), flag “Bloquear prenota por estoque negativo”.
Além dos parâmetros de cada módulo é necessário que a operação e o produto utilizado nas pré-notas estejam configurados para atualizar estoque.
Vamos simular primeiramente o bloqueio no módulo balcão para visualizar os processos da desaprovação.
Para isso, acesse:
Módulo Balcão> Principal> Ordem de compra (rotina 1080).
Informe o cliente e uma forma de pagamento, após clique em seguinte.
Localize o item e clique no ícone do “+”. No nosso exemplo vamos alocar um item e alterar a quantidade para um valor maior que o estoque disponível.
Caso o usuário possua permissão para alocar o produto com estoque negativo, o sistema primeiramente irá pedir uma confirmação para realizar a alocação do produto na prenota, deverá ser informado o motivo e no campo liberar a opção “sim” para alocar o item ou a opção “não”, para cancelar a alocação. Vamos escolher a opção sim.
após informar a quantidade e preço, clique em salvar.
Será apresentado nova mensagem informando que o item foi bloqueado por estoque negativo. Clique em “ok”.
Abaixo do carrinho serão listados todos os itens alocados e na lateral de cada item será apresentada a legenda de bloqueio, sinalizado na cor laranja.
Será gerada notificação para os usuários que possuem permissão para análise informando o bloqueio gerado.
Poderá ser realizada a verificação do bloqueio através da rotina do painel de liberações/aprovações, rotina 2736 ou clicando diretamente no ícone de notificações das tarefas.
Ao clicar sobre o registo será apresentada a tela de análise, com as informações referentes ao bloqueio gerado. Será apresentado o item com o saldo físico menos as reservas.
Pode-se realizar a aprovação da liberação através do “like” ou desaprovação através do deslike. Ao clicar em uma destas opções, serão apresentados ao lado, os motivos cadastrados na rotina 3105 para este tipo de bloqueio. A Observação será obrigatória de acordo com a definição dos cadastros de motivos.
Caso o item seja desaprovado, o status o item será atualizado para desaprovado. Neste caso, você deverá:
- realizar a exclusão do item no carrinho através do ícone da lixeira. Desta forma será possível fechar o carrinho e dar sequência ao faturamento.
- ou poderá ser lançada uma nota de entrada gerando saldo disponível ao item, neste caso, o item poderá ser incluído novamente na pré-nota.
No caso de uma ordem de serviço, caso o item bloqueado por saldo negativo seja desaprovado e ainda possua a requisição aguardando separação, você deverá acessar a rotina 2292, localizar a OS e na aba peças realizar o cancelamento do item, ou ainda, poderá ser dado continuidade ao faturamento, ao lançar uma nota de entrada do tem, gerando saldo disponível. Neste caso, edite o item. dentro da OS e passe os campos com tab, para atualizar os dados e clique no botão salvar. O status do item voltará para pedido, permitindo assim o faturamento.
Bloqueio por limite de crédito
O bloqueio de limite de crédito analisa o limite da conta de cliente, configurado na rotina 3029 e caso bloqueado o novo limite será apenas para a pré-nota analisada não irá substituir o limite cadastrado para a conta.
No módulo balcão, poderá ser gerado o bloqueio no pedido (ao fechar o carrinho ou encerramento), ordem de compra (na alocação, fechar o carrinho ou encerramento) e fatura (encerramento).
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros do módulo (rotina 2756), aba bloqueios, campo “Tipo de bloqueio de limite”.
No módulo oficina, poderá ser gerado o bloqueio somente na ordem de serviço na alocação de itens e encerramento.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros do módulo (rotina 2539), aba bloqueios, campo “Tipo de bloqueio de limite”.
No módulo máquinas, poderá ser gerado o bloqueio somente no pedido na abertura e alocação de itens.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos parâmetros do módulo (rotina 3024), campo “Bloqueio de limite”.
Nos parâmetros de cada módulo é possível definir qual o limite que deve ser analisado, sendo possível ser utilizado Limite individual ou de Crédito, nunca ambos ao mesmo tempo.
Além disso, é possível no cadastro das contas de cliente, na rotina 7034, na aba “financeiro”, campo “Limite Individual/Crédito” configurar se irá permitir ou anular a verificação de bloqueio definida nos parâmetros dos módulos.
Outra configuração importante na análise de limite de crédito é definido no cadastro do usuário que está logado. Essa configuração é realizada na rotina 99004. Localize o usuário, edite o cadastro no ícone do lápis e na aba “Padrões para emissão de nota”, campo “%margem e valores para bloqueio Limite crédito”.
O tipo de pagamento utilizado nas pré notas no módulo balcão e máquinas deverá ser uma política a prazo e no módulo oficina poderá ser utilizada todas as políticas.
Vamos agora simular o bloqueio de limite de crédito para visualização do processo de desaprovação dentro do módulo máquinas.
Para isso vamos acessar:
Módulo Máquinas > Vendas > Pedidos (rotina 3510).
Localize o pedido e clique no ícone do lápis.
Na aba “itens de venda” realize a alocação do veículo, política de prazo e o valor. Lembrando que o valor analisado será o de financiamento próprio e que o bloqueio de limite não vai mais impedir a alocação de itens no pedido.
Ao salvar o item, será apresentada mensagem informando a geração do bloqueio.
Será gerada notificação para os usuários que possuem permissão para análise do bloqueio informando o bloqueio gerado.
Poderá ser realizada a verificação do bloqueio através da rotina do painel de liberações/aprovações, rotina 2736 ou clicando diretamente no ícone de notificações das tarefas.
Ao clicar sobre o registo será apresentada a tela de análise, com as informações referentes ao bloqueio gerado.
Pode-se realizar a aprovação da liberação através do “like” , preenchendo um novo limite para essa pré-nota ou desaprovação através do deslike. Ao clicar em uma destas opções, serão apresentados ao lado, os motivos cadastrados na rotina 3105 para este tipo de bloqueio. A Observação será obrigatória de acordo com a definição dos cadastros de motivos.
Ao realizar a desaprovação o vendedor receberá uma notificação informando se a pré-nota foi aprovada ou desaprovada para que seja dado seguimento.
O status do pedido na listagem da rotina 3510, será atualizado caso tenha sido gerado a desaprovação. Neste caso você deverá editar novamente o pedido e na aba “itens de venda” selecione o equipamento bloqueado e realize o cancelamento do item ao clicar no botão “perder item”. Informe a causa com a finalidade de venda perdida (LIMITE DE CRÉDITO NÃO APROVADO), o motivo e clique em “confirmar”.
Com isso o item ficará com status perdido. Caso no pedido não tenha mais itens a serem faturados, automaticamente o pedido ficará também com status perdido.
Bloqueio por limite individual
O bloqueio de limite individual irá analisar a configuração realizada para cada módulo, as opções disponíveis no ERP são sempre bloquear ou somente bloquear por saldo devedor.
No módulo balcão, poderá ser gerado o bloqueio no orçamento, pedido e fatura com as opções de sempre bloquear ou saldo devedor, e na ordem de compra como sempre bloquear.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros do módulo (rotina 2756), aba bloqueios, campo “Tipo de bloqueio de limite”.
No módulo oficina, poderá ser gerado o bloqueio somente na ordem de serviço com as opções de sempre bloquear ou saldo devedor.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos Parâmetros do módulo (rotina 2539), aba bloqueios, campo “Tipo de bloqueio de limite”.
No módulo máquinas, poderá ser gerado somente no pedido com a opção sempre bloquear.
A configuração para gerar o bloqueio é realizada nos parâmetros do módulo (rotina 3024), campo “Bloqueio de limite”.
Vamos agora simular o bloqueio de limite individual para visualização do processo de desaprovação dentro do módulo oficina.
Para isso vamos acessar:
Módulo oficina>ordens de serviço> ordens de serviço (rotina 2292).
Vamos acessar a nossa OS que já está aberta.
Na aba de peças, vamos clicar no ícone do “+” para incluir uma nova peça.
Ao salvar o novo item na OS, o sistema irá analisar a configuração definida no parâmetro e irá apresentar a mensagem informando a geração do bloqueio.
Será gerada notificação para os usuários que possuem permissão para análise do bloqueio informando o bloqueio gerado.
Poderá ser realizada a verificação do bloqueio através da rotina do painel de liberações/aprovações, rotina 2736 ou clicando diretamente no ícone de notificações das tarefas.
Ao clicar sobre o registo será apresentada a tela de análise, com as informações referentes ao bloqueio gerado.
Pode-se realizar a aprovação da liberação através do “like” , preenchendo um novo limite para essa pré-nota ou desaprovação através do deslike. Ao clicar em uma destas opções, serão apresentados ao lado, os motivos cadastrados na rotina 3105 para este tipo de bloqueio.
Ao realizar a desaprovação o vendedor receberá uma notificação informando se a pré-nota foi aprovada ou desaprovada para que seja dado seguimento.
O status da OS na listagem da rotina 2292 , será atualizado caso tenha sido gerado a desaprovação. Neste caso você deverá editar novamente a OS e realizar as alterações necessárias ou a perda dos itens .
Auditoria de bloqueio
Para verificação da análise que o sistema realizou para geração dos bloqueios, o ERP Solution possui uma rotina de auditoria que é acessada em:
Módulo Administrativo> Consultas> Auditoria de bloqueios (rotina 3100).
A rotina possui uma série de filtros para localização do bloqueio. Ao selecioná-lo será apresentada na parte inferior na seção “análise realizada” todas as verificações que o sistema fez para geração do bloqueio.