Contabilização Mensal

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A contabilização mensal deve ser rodada periodicamente de forma manual para contabilização dos valores de estoque, custos, receitas e impostos correspondentes ao período.

Apesar de ser chamada de “Contabilização Mensal”, a rotina pode ser rodada a qualquer momento do mês para verificação dos lançamentos contábeis, porém cada vez que roda o processo exclui lançamentos anteriores e contabiliza o mês todo novamente.

Porém, antes de rodar a contabilização mensal, orientamos que a empresa realize algumas verificações e possíveis inconsistências antes de realizar o fechamento contábil a fim de evitar diferenças futuras. 

Vamos iniciar realizando as verificações necessárias, para isso, siga os seguintes passos:

Passo 1: Verifique se não existem notas em contingência.

O processo da contabilização mensal será efetuado com base na movimentação das notas fiscais do período, desta forma antes de iniciar o processo certifique-se de que não possui nenhuma nota fiscal em contingência. 

Para verificar se existe notas de mercadorias em contingencia, acesse:

Módulo Fiscal > NF-e > NF-e pendentes de envio (Rotina 1274). 

Para verificar se existem notas de serviços em contingencia, acesse:

Módulo Fiscal > NF-e > NFS-e pendentes de envio (Rotina 1414). 

Passo 2: Verifique se todas as notas de transferência foram importadas.

Para verificar se existe alguma inconsistência nas transferências (notas sem dar a entrada) deve-se acessar: 

Módulo Compras > Relatórios > Consiste Transferência entre Filiais (Rotina 1403).

Informe a data e clique no botão “Imprimir”. 

Será gerado no ícone de notificações o relatório em PDF. 

Poderá gerar o arquivo em CSV, para isso deverá marcar a flag “Gerar CSV”.

Para acessar a rotina de consulta das notas de transferência emitidas e pendentes acesse o seguinte caminho: 

Módulo Compras > Notas Fiscais > Importar Notas de Outras Filiais. (Rotina 1133).

Poderá ocorrer casos em que a mercadoria saiu no final de um mês e a entrada na filial destino será no mês seguinte, nesse caso a conta de transferências a distribuir encerrará o mês com saldo pendente.

Passo 3: Importe as notas fiscais para os livros fiscais.

Para realizar a importação das notas fiscais acesse: 

Módulo Fiscal > Principal > Livros Fiscais > Importar Nota Fiscal/CTC (6002). 

Informe os filtros desejados e clique no botão “Importar”. 

Passo 4: Realize a apuração de ICMS. 

Para realizar a apuração do ICMS, acesse:

Módulo Fiscal > Livros > Apuração – ICMS (Rotina 6005). 

Informe os filtros desejados e clique no botão “Confirmar”. 

Passo 5: Realize a apuração de PIS e COFINS. 

A apuração do PIS/COFINS é realizada através do acesso ao: 

Módulo Fiscal > Livros > Apuração – PIS/COFINS (Rotina 1742). 

Informe o mês e o ano que será gerado a apuração e selecione a incidência tributária no período. 

Clique em “Confirmar”. 

Passo 6: Realize a consulta da Apuração de PIS/COFINS. 

Para realizar a consulta da apuração realizada no período, deve-se acessar: 

Módulo Fiscal > Livros > Consultar Apuração – PIS/COFINS (Rotina 1742).

Insira o período de apuração e clique no ícone da lupa. 

Passo 7: Itens Inconsistentes.

Toda vez que um item fica negativo no estoque, com quantidade e sem custo, sem quantidade e com custo é considerado inconsistente, ocasionando diferença entre o inventário e o estoque contábil.
Para verificar se existe consistência deve-se gerar o seguinte relatório.

Módulo Estoque > Principal > Emissão de inventário (rotina 1061).

Os principais filtros para este caso que deverão ser preenchidos são: modelo, data base, tipo, tipo inventário, chave e no campo “Tipo Estoque” escolha a opção “Inconsistentes”.

Clique no botão “confirmar” para gerar o relatório.

Passo 8: Notas não contabilizadas

As notas de compras e vendas e outras que envolvem contas temporárias, caso estejam validadas e não contabilizadas irão gerar diferença.

Desta forma poderá ser verificado através do:
Módulo Contabilidade > Contabilizações > Contabilização de NFs > Contabilização diária (Rotina 1072).

Selecione o período que deseja analisar, e habilite a flag “Desconsiderar operações sem contabilização diária”.

Habilitando essa flag o sistema lista apenas notas cuja operação esteja configurada como Contabilização manual.

Clique em “confirmar” para gerar o relatório.

O sistema irá verificar se tem alguma nota “descontabilizada” e contabiliza evitando que fique alguma nota sem contabilização.

Passo 9: Consistência de CTCs 

É possível identificar se todos os CTCs lançados como frete sobre compra possuem uma nota de compra vinculada, pois não possuir este vínculo irá causar diferença na conta temporária de fretes, além de não somar o valor deste frete ao custo da mercadoria da nota vinculada.

Para gerar o relatório deve-se acessar:

Módulo Compras > Notas fiscais > CTC > Consistências de rateios de CTC (rotina 1171).

Informe o período em que deseja fazer a análise e a filial.

Clique no botão “Confirmar” para gerar o relatório.  

O relatório gerado será apresentado com a palavra ERRO, quando não possuir a nota de compra correspondente vinculada, ocasionando divergência.

Caso o CTC seja de frete sobre compra, deverá acessar o mesmo através da rotina 1116 e realizar o vínculo com a nota fiscal correspondente.

Porém se o frete é de despesa e somente foi lançado com operação de frete sobre compra indevidamente, deverá apenas relançar o CTC na operação correta.

Passo 10: Reprocessamento

Antes de iniciar o processo de contabilização é importante que seja efetuado o reprocessamento do custo das mercadorias. 

Para realizar acesse: 

Módulo estoque > Processamentos > Reprocessamento (Rotina 1095). 

No campo Data Inicial: Deve ser informada a data inicial a ser considerada para realização da consistência. 

O ideal é que a data seja posterior à data do último fechamento contábil, para que não haja alterações nos períodos já contabilizados anteriormente.

Código do Produto: Se o campo for deixado em branco, a consistência será realizada para todos os itens movimentados a partir da data informada. Caso seja necessário consistir as informações de custo de apenas um produto, deve ser informado o código do item desejado.

Clique no botão “Confirmar” para gerar. 

Esta consistência verifica o tipo de custo informado na operação e analisa se todos os custos de movimentação do item estão corretos. 

Ela traz maior segurança de que os valores estão corretos no momento de fazer o confronto entre Inventário X Contabilidade.

Processo da Contabilização Mensal

Para gerar a contabilização mensal, acesse:

Módulo Contabilidade > Contabilizações > Contabilização de NFs > Contabilização Mensal (rotina 1073).

• Informe a data (dd/mm/aaaa): Informe sempre o último dia do mês que está sendo apurado.
• Lote: Neste campo deve ser informado o número do lote no qual todos os lançamentos contábeis serão gerados.
• Efetivação: Ao rodar a rotina de Contabilização Mensal pode-se optar se o processo irá efetivar os lançamentos, se irá excluí-los, ou se será apenas realizado uma simulação. Ao escolher a opção “Não efetivar – somente relatório”, o sistema irá gerar apenas o relatório com os lançamentos considerados para que seja verificado se possui alguma divergência. Após a correção então poderá ser efetivado os lançamentos contábeis, utilizando a opção “Efetivar”.
• Opção: Neste campo é possível definir três formas diferentes para efetuar os lançamentos originados a partir da contabilização mensal. As opções disponíveis são:
  • Mensal: O sistema fará um único lançamento no final do mês, separando apenas por grupo e operação.
  • Diário: O sistema fará um lançamento para cada dia que possuir movimentação, separando por operação e por grupo.
  • Nota Fiscal: Fará um lançamento para cada nota individualmente, sendo esta opção a mais indicada para que os lançamentos sejam detalhados conforme exigências do SPED Contábil.
• Flag “Gerar detalhes da NF no histórico”: A flag só poderá ser habilitada para uso, se o campo “Efetivação” deve estar com a opção “efetivar” e o campo “opção” deve estar com a opção “nota fiscal”. Ao marcar a flag, após a geração da contabilização, caso haja CTC vinculado a uma Nota Fiscal, na consulta dos Lançamentos Contábeis (rotina 7001) ao selecionar o lançamento da nota, no campo Histórico trará as informações do ID do CTC (o qual se refere ao Código interno) e o Número do CTC

Após preenchido todos os campos clique no botão “Confirmar” para gerar a contabilização.

No ícone de notificações mostrará o “progresso” e o relatório dos lançamentos da contabilização mensal.

O relatório mostrará as seguintes informações:

• Fl: Nesta coluna será apresentada a filial na qual ocorreram as movimentações que estão sendo contabilizadas.
• Tab.: Nesta coluna é demonstrado a tabela de contabilização mensal, cadastrada pela rotina 1070, que foi considerada para buscar as contas onde os lançamentos deveriam ser efetuados.
• Op.: Nesta coluna é possível visualizar qual é a operação que está sendo contabilizada em cada lançamento.
• Grupo: Nesta coluna é possível visualizar qual é o grupo que foi movimentado e quais contas estão sendo consideradas para o mesmo.
• Domínio: Essa coluna identifica o nome do domínio que está informado no cadastro da tabela de contabilização mensal vinculada à operação.

Quando apresentar diferença no relatório de contabilização, deverá ser analisada as mesmas, efetuado a correção e em seguida efetivar a contabilização novamente.

Análise das Contas Temporárias

Como todas as contas temporárias terão uma contrapartida através da contabilização mensal e outra através da contabilização diária, as mesmas deverão estar zeradas ao emitir o balancete, salvo algumas exceções justificáveis como o caso de Transferências. 

Desta forma para emitir o balancete acesse: 

Módulo Contabilidade > Principal > Balancete/ Balanço (rotina 7004).  

Informe o período desejado, o modelo 4 e no campo “Tipo” a opção “Analítica”.

A rotina possui mais filtros que poderão ser utilizados. Após preencher os campos clique no botão “Confirmar”. 

Confira se as contas temporárias estão zeradas. Caso alguma conta temporária não esteja com seu saldo zerado, deverá ser gerado o extrato na rotina 7003, e analisar se  todas possuem um lançamento a débito e outro a crédito, devendo analisar as configurações da operação relacionada à nota divergente.