Segregação de Contas a Pagar e a Receber
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A segregação de contas a pagar e a receber é um controle financeiro no qual resulta no rateio por departamento dos títulos com saldo.
Estes departamentos podem ser distribuídos entre: máquinas novas, máquinas usadas, peças, serviços, comissões, não classificados, entre outros.
Parametrização da Segregação
Para verificar os parâmetros da segregação configurados, deve-se acessar:
Módulo Configurações > Financeiro > Parâmetros (empresa) (rotina 7017).
Na aba “Segregação Contábil” o campo “Controla Segregação de Contas a Receber e Pagar” será inicializado como “Não”.
Quando a empresa optar por não controlar as contas a pagar e a receber pela segregação o controle contábil e financeiro permanecerá sendo o mesmo e o método de envio do D-in continuará sendo pela forma Padrão.
Importante! Caso a empresa desejar utilizar o controle da segregação, deverá ser aberto um Ticket informando qual opção de controle a empresa irá utilizar.
O sistema disponibiliza 2 tipos de controle:
- Sim – sem contabilização: Ao parametrizar a forma de controle da segregação de contas a pagar e a receber sem contabilização, será possível parametrizar os títulos recebidos e pagos por segregação e o envio do D-in poderá ser realizado pelo método Padrão ou Segregado, porém, sem que haja movimentação na contabilidade.
- Sim – com contabilização: Ao parametrizar a forma de controle da segregação de contas a pagar e a receber com contabilização, será possível parametrizar os títulos recebidos e pagos por segregação e o envio do D-in poderá ser realizado pelo método Padrão, contabilizando os valores da segregação de cada período.
Importante! Após configurado um tipo de controle específico de segregação, este não poderá ser revertido. Vale ressaltar que para que a empresa inicie seu controle pela segregação, é necessário que não possua nenhuma inconsistência entre o financeiro e o contábil, para que desta forma, o controle seja preciso e eficaz.
Controle da segregação sem contabilização
Ao parametrizar a forma de controle da segregação de contas a pagar e a receber sem contabilização, será possível parametrizar os títulos recebidos e pagos por segregação e o envio do D-in poderá ser realizado pelo método Padrão ou Segregado, porém, sem que haja movimentação na contabilidade.
Cadastro das Segregações
Para consultar o cadastro das segregações apresentadas para seleção no campo “Segregação Contábil dos não classificados”, acesse:
Módulo Contabilidade > Principal > Segregação contábil > Consulta de Segregações contábeis (rotina 8007)
Ao acessar a rotina, caso a empresa esteja configurada para não controlar a segregação, será apresentada a mensagem: “Empresa não configurada para controlar segregação contábil.”
Caso a empresa esteja configurada para controlar o sistema irá automaticamente trazer 7 segregações padrão por empresa, que são: Máquinas novas, Máquinas usadas, Peças, Serviços, Comissões e Consórcios, Outros, e Não classificados.
Para realizar um novo cadastro, clique no ícone do “+”, informe a descrição desejada e clique em salvar.
Para excluir um cadastro de segregação, basta clicar no ícone da lupa, e na sequência no botão “excluir”.
Importante! Só poderá ser excluído um cadastro, caso o mesmo ainda não tenha sido vinculado a um grupo e sub grupo, não possua movimentação na rotina 8017, e não esteja configurado como não classificados nos parâmetros do financeiro.
Outra configuração importante a ser realizada é informar por grupo e subgrupo de produtos, qual será a segregação dos títulos que o sistema deverá utilizar quando for gerada uma nota fiscal ou fatura para um determinado produto.
Poderá ser configurado em ambos os cadastros ou em um específico.
Para configurar a segregação dos grupos, acesse:
Módulo Estoque > Cadastros > Grupos > Cadastro de Grupos (rotina 2996)
Localize e selecione o grupo desejado, clique no ícone do lápis para informar o código da segregação contábil, cadastrado anteriormente na rotina 8007.
Após configurar todos os grupos, acesse a rotina 1008, para fazer a mesma configuração por subgrupo, para isto, acesse:
Módulo Estoque > Cadastros > Grupos > Cadastro de Subgrupos (rotina 1008)
Localize e selecione o subgrupo desejado, clique no ícone do lápis para informar o código da segregação contábil correspondente.
O sistema irá buscar o código da segregação conforme a hierarquia de grupos configurado na empresa, seguindo a hierarquia do mais específico para o menos específico.
Vale ressaltar que caso a empresa esteja configurada na rotina 2844 (parâmetros do módulo Estoque) para controlar os grupos por 2 níveis, a hierarquia irá buscar primeiro a segregação do Subgrupo e após do Grupo.
No caso de 4 níveis, o sistema irá buscar primeiro o código do Sub segmento > Segmento > Subgrupo e Grupo.
Lançamento de CTC
Para gerar a segregação de um título originado de um lançamento de CTC deve-se acessar:
Módulo Compras > Notas fiscais > CTC > Lançamento de CTC (rotina 1116).
Ao realizar um novo lançamento de frete ou editar um lançamento existente, ficará disponível o campo de segregação contábil para que seja informado o código de “Segregação contábil”.
Importante ressaltar que o sistema irá utilizar o código de “Não classificados” informado nos parâmetros do módulo, rotina 7017, nas seguintes situações:
Grupos ou subgrupos dos títulos, não possuir código vinculado no cadastro;
Lançamento de frete sem o preenchimento do campo de segregação;
Ou ainda títulos a pagar e a receber criados manualmente.
Consulta de Títulos da Segregação de Contas
Para consultar os títulos com segregação, acesse:
Módulo Contabilidade > Principal > Segregação contábil > Consulta de Títulos da Segregação de Contas (rotina 8017)
Nesta rotina serão apresentados todos os títulos a receber e a pagar com saldo, gerados após ter sido habilitada a segregação na rotina 7017, por meio de nota fiscal, faturas, CTC, títulos manuais, unificados, reparcelados, entre outros.
No processo de unificação e reparcelamento, será zerado o saldo contábil do título origem e rateando o valor da segregação conforme origem;
Caso ocorra o pagamento ou recebimento total de um título, o saldo contábil segregado será zerado automaticamente da rotina 8017;
Caso ocorra o pagamento parcial, o valor será alterado conforme o saldo devedor restante do título;
Caso o usuário desejar alterar a segregação de um título, deve-se editar através do ícone do lápis e alterar o código do campo “Segregação Contábil”.
Importante! Após este reprocessamento dos títulos o processo será irreversível. Para que sejam inicializados títulos a pagar e a receber de períodos anteriores ao início do controle de segregação, deve-se abrir um Ticket solicitando ao suporte à inicialização de todos os títulos anteriores para que, desta forma, sejam apresentados nesta rotina.
Abaixo da listagem de títulos da rotina 8017, é possível imprimir o relatório de segregação, para isso, clique no botão “Imprimir”.
Será gerado um PDF no ícone de notificações conforme os filtros informados na rotina.
A coluna “Valor título” se refere ao valor total da parcela.
A coluna “Valor Segregado” se refere ao valor no qual foi aplicado o coeficiente.
A coluna “Saldo Segregado” se refere ao saldo contábil segregado que o título possui em tempo real.
O relatório será dividido em Recebimentos de títulos e Pagamentos de títulos e no final de cada tipo irá apresentar uma totalização das colunas de valores e um resumo de totalização por segregação.
Cálculo da segregação contábil
Emitida uma nota fiscal com um único produto vinculado a segregação 1, parcelado em 2 vezes.
A segregação de cada título será o valor total da segregação 1 / número de parcelas.
Desta forma, se a nota fiscal possui um total de R$ 83,91, a segregação será:
- Título 1 = R$ 83,91 / 2 = R$ 41,95 (coeficiente = 1)
- Título 2 = R$ 83,91 / 2 = R$ 41,95 (coeficiente = 1)
Vale ressaltar que a soma dos coeficientes deverão totalizar em 1 (100%) para ambos os títulos, pois a nota fiscal em questão contém mais de um item e estão atrelados a mais de uma segregação. Caso a nota possua apenas uma segregação, o coeficiente será 1 para ambos os títulos.
Envio D-in
O método de envio do D-in poderá ser realizado pela forma Padrão ou Segregado.
A forma de envio poderá ser configurada através do Módulo Administrativo > Principal > Parâmetros (rotina 99900), na classe (@IntegracaoFabrica), no parâmetro (#DinMetodoEnvio) e só será possível ser configurada pelo usuário Solution. Desta forma será necessário abrir um Ticket para que seja configurado a forma que a empresa deseja utilizar para envio do D-in.
O método Padrão se refere ao método já utilizado para envio do D-in atualmente. Desta forma, na Lista de Plano de Contas (rotina 7161) será considerado o plano de contas com a finalidade (DRE AGCO – API) já cadastrado no sistema e o envio do D-in permanecerá sendo feito conforme o saldo das contas sintéticas vinculadas as contas no ERP.
O método Segregado será utilizado quando a empresa optar por realizar o envio do D-in rateando os valores por departamento, ou seja, pela segregação. Desta forma, na Lista de Plano de Contas (rotina 7161) será cadastrado um novo plano de contas com a finalidade (DRE AGCO – API SEGREGADO) onde será clonado o plano de contas padrão (DRE AGCO – API) com suas contas e seus vínculos. A partir deste momento, será apresentado em tela apenas o plano de contas com a nova finalidade.
O novo plano de contas segregado será inicializado vinculando as sintéticas 1121,1122,1123,1124,1125,1126 e 1127 a conta sintética do ERP de Clientes e as sintéticas 2111, 2112, 2113, 2114, 2115, 2116 e 2117 a conta do ERP de Fornecedores que estiverem configuradas através da Lista de Contas Integradas (rotina 7038) como conta integrada de Cliente/Fornecedores.
Para estas sintéticas listadas acima, ao editá-las através do ícone do lápis será possível informar o código da segregação e o departamento a qual a sintética se refere. Lembrando que será necessário ter um controle de até 7 segregações.
Ao informar o código das segregações nas contas sintéticas do plano segregado, no momento em que for enviado o D-in através da Lista de mensagens enviadas à AGCO (rotina 2758) serão listados os valores de cada sintética separadamente conforme a movimentação de cada segregação até o período enviado.
Controle da segregação com contabilização
Ao parametrizar a forma de controle da segregação de contas a pagar e a receber com contabilização, será possível parametrizar os títulos recebidos e pagos por segregação e o envio do D-in poderá ser realizado pelo método Padrão, contabilizando os valores da segregação de cada período.
Cadastro das Segregações
Para consultar o cadastro das segregações, deve-se acessar:
Módulo Contabilidade > Principal > Segregação contábil > Consulta de Segregações contábeis (rotina 8007).
Ao acessar a rotina, caso a empresa esteja configurada para não controlar a segregação, será apresentada a mensagem: “Empresa não configurada para controlar segregação contábil.”
Caso a empresa esteja configurada para controlar a segregação sem contabilização o sistema irá disponibilizar 7 segregações padrão, sendo elas:
– Máquinas novas;
– Máquinas usadas;
– Peças;
– Serviços;
– Comissões e Consórcios;
– Outros;
– Não classificados.
Deverá ocorrer a inicialização padrão as contas contábeis para que sejam cadastradas as novas sintéticas e analíticas segregadas. Para isso, deve ser aberto um Ticket solicitando que seja realizado a inicialização das contas contábeis para contabilização da segregação no sistema.
Importante! Após ser realizada a inicialização das contas contábeis no plano, será irreversível. Vale ressaltar que só poderá utilizar o controle de segregação, empresas que utilizam contas integradas de cliente/fornecedor até 4 níveis.
Para visualizar se a conta sintética de clientes e fornecedores está cadastrada corretamente, deve ser acessado a Lista de Contas Integradas (rotina 7038), onde o campo “Tipo de conta” deverá estar configurado como Cliente ou Fornecedor e a flag “Conta de Cliente/Fornecedor” deve estar marcada.
Após serem criadas as novas sintéticas e analíticas as contas serão vinculadas no cadastro das segregações e nos parâmetros.
Importante! Essas novas contas não poderão receber lançamentos manuais, afim de evitar divergências de valores entre as segregações e a contabilidade.
No final da inicialização será gerado o relatório de inicialização do plano das contas segregadas informando a alteração das sintéticas já existentes e a criação das novas sintéticas.
A sintética 1.01.02.02.02 e 1.01.02.02.03 (por exemplo) sempre terão o mesmo saldo, só que com o sinal invertido. Já as sintéticas 1.01.02.02.01 e 1.01.02.02.02 (por exemplo) devem ter o mesmo saldo.
A sintética 2.01.01.01.02 e 2.01.01.01.03 (por exemplo) sempre terão o mesmo saldo, só que com o sinal invertido. Já as sintéticas 2.01.01.01.01 e 2.01.01.01.02 (por exemplo) devem ter o mesmo saldo.
Caso o saldo estiver divergente, deve ser verificado se possui alguma inconsistência entre o financeiro e o contábil. Poderá ser consultado o relatório de Checagem Títulos/Contábil (rotina 1204) ou então a Relação de Títulos Pendentes (rotina 7036).
Na Consulta de Segregações contábeis (rotina 8007), no campo “Conta a receber” a respectiva conta cadastrada na inicialização referente a segregação de contas a receber será vinculada a segregação e no campo “Conta a pagar” a respectiva conta cadastrada na inicialização referente a segregação de contas a pagar será vinculada a esta segregação.
Nos parâmetros (rotina 7017), na aba “Segregação Contábil” no campo “Retificadora das contas a Receber” será vinculado automaticamente a conta retificadora a receber e no campo “Retificadora das contas a Pagar” será vinculado automaticamente a conta retificadora a pagar criadas através da inicialização.
Para realizar um novo cadastro de segregação, clique no ícone do “+”, informe a descrição desejada e informe o código das contas a pagar e a receber vinculadas a segregação e então clique em salvar.
A informação de contas a pagar e a receber no cadastro de uma nova segregação é obrigatória quando o controle da segregação for com contabilização.
Caso forem cadastradas segregações após a inicialização ter sido realizada, deverá ser cadastrada uma nova conta analítica a receber e a pagar no plano de contas, vinculado a sintética Segregada para que seja vinculado a nova segregação.
Para excluir um cadastro de segregação, basta clicar no ícone da lupa, e na sequência no botão “excluir”.
Importante! Só poderá ser excluído um cadastro, caso o mesmo ainda não tenha sido vinculado a um grupo e subgrupo, não possua movimentação na rotina 8017, e não esteja configurado como não classificados nos parâmetros do financeiro.
Vinculação da segregação
Grupo e Subgrupo
Outra configuração importante a ser realizada é informar por grupo e subgrupo de produtos, qual será a segregação dos títulos que o sistema deverá utilizar quando for gerada uma nota fiscal ou fatura para um determinado produto.
Poderá ser configurado em ambos os cadastros ou em um específico.
Para configurar a segregação dos grupos, acesse:
Módulo Estoque > Cadastros > Grupos > Cadastro de Grupos (rotina 2996).
Localize e selecione o grupo desejado, clique no ícone do lápis para informar o código da segregação contábil, cadastrado na rotina 8007.
Após configurar todos os grupos, acesse a rotina 1008, para fazer a mesma configuração por subgrupo, para isto, acesse:
Módulo Estoque > Cadastros > Grupos > Cadastro de SubGrupos (rotina 1008).
Localize e selecione o subgrupo desejado, clique no ícone do lápis para informar o código da segregação contábil correspondente.
O sistema irá buscar o código da segregação conforme a hierarquia de grupos configurado na empresa, seguindo a hierarquia do mais específico para o menos específico.
Vale ressaltar que caso a empresa esteja configurada na rotina 2844 (parâmetros do módulo Estoque) para controlar os grupos por 2 níveis, a hierarquia irá buscar primeiro a segregação do Subgrupo e após do Grupo.
No caso de 4 níveis, o sistema irá buscar primeiro o código do Subsegmento > Segmento > Subgrupo e Grupo.
Lançamento de CTC
Para gerar a segregação de um título originado de um lançamento de CTC deve-se acessar:
Módulo Compras > Notas fiscais > CTC > Lançamento de CTC (rotina 1116).
Ao realizar um novo lançamento de frete ou editar um lançamento existente, ficará disponível o campo de segregação contábil para que seja informado o código de “Segregação contábil”.
Importante ressaltar que o sistema irá utilizar o código de “Não classificados” informado nos parâmetros do módulo, rotina 7017, nas seguintes situações:
Grupos ou subgrupos dos títulos, não possuir código vinculado no cadastro;
Lançamento de frete sem o preenchimento do campo de segregação;
Ou ainda títulos a pagar e a receber criados manualmente.
Consulta de Títulos da Segregação
Para consultar os títulos com segregação, acesse:
Módulo Contabilidade > Principal > Segregação contábil > Consulta de Títulos da Segregação de Contas (rotina 8017).
Nesta rotina serão apresentados todos os títulos a receber e a pagar com saldo, gerados após ter sido habilitada a segregação na rotina 7017, por meio de nota fiscal, faturas, CTC, títulos manuais, unificados, reparcelados, entre outros.
No processo de unificação e reparcelamento, será zerado o saldo contábil do título origem e rateando o valor da segregação conforme origem;
Caso ocorra o pagamento ou recebimento total de um título, o saldo contábil segregado será zerado automaticamente da rotina 8017;
Caso ocorra o pagamento parcial, o valor será alterado conforme o saldo devedor restante do título;
Caso o usuário desejar alterar a segregação de um título, deve-se editar através do ícone do lápis e alterar o código do campo “Segregação Contábil”.
Para que sejam inicializados títulos a pagar e a receber de períodos anteriores ao início do controle de segregação, deve-se abrir um Ticket solicitando ao suporte à inicialização de todos os títulos anteriores para que, desta forma, sejam apresentados nesta rotina.
Importante! Após este reprocessamento dos títulos o processo será irreversível.
Abaixo da listagem de títulos da rotina 8017, é possível imprimir o relatório de segregação, para isso, clique no botão “Imprimir”.
Será gerado um PDF no ícone de notificações conforme os filtros informados na rotina.
A coluna “Valor título” se refere ao valor total da parcela.
A coluna “Valor Segregado” se refere ao valor no qual foi aplicado o coeficiente.
A coluna “Saldo Segregado” se refere ao saldo contábil segregado que o título possui em tempo real.
O relatório será dividido em Recebimentos de títulos e Pagamentos de títulos e no final de cada tipo irá apresentar uma totalização das colunas de valores e um resumo de totalização por segregação.
Cálculo da segregação contábil
Exemplo: Emitida uma nota fiscal com 4 produtos vinculados as segregações e parcelado em 3 vezes.
Produto 1: Segregação 1 (Máquinas novas);
Produto 2: Segregação 2 (Máquinas usadas);
Produto 3: Segregação 7 (Não classificados);
Produto 4: Segregação 7 (Não classificados).
Produto 1: Valor de 30,00
Produto 2: Valor de 20,00
Produto 3: Valor de 75,00
Produto 4: Valor de 25,00
Totalizando em 150,00
Título 1 = 50,00
Título 2 = 50,00
Título 3 = 50,00
Para encontrar o valor do coeficiente, faça o valor total de cada segregação / valor total do título:
Coeficiente Segregação 1 (Máquinas novas): 30,00 / 150,00 = 0,200000
Coeficiente Segregação 2 (Máquinas usadas): 20,00 / 150,00 = 0,133333
Coeficiente Segregação 7 (Não classificados): (75,00 + 25,00) / 150,00 = 0,666667
Vale ressaltar que a soma dos coeficientes deverão totalizar em 1 (100%) para ambos os títulos, pois a nota fiscal em questão contém mais de um item e estão atrelados a mais de uma segregação. Caso a nota possua apenas uma segregação, o coeficiente será 1 para ambos os títulos.
Para encontrar o valor da segregação, faça o valor total do título * coeficiente:
Título 1
Segregação 1 (Máquinas novas): 50,00 * 0,200000 = 10,00
Segregação 2 (Máquinas usadas): 50,00 * 0,133333 = 6,67
Segregação 7 (Não classificados): 50,00 * 0,666667 = 33,33
Título 2
Segregação 1 (Máquinas novas): 50,00 * 0,200000 = 10,00
Segregação 2 (Máquinas usadas): 50,00 * 0,133333 = 6,67
Segregação 7 (Não classificados): 50,00 * 0,666667 = 33,33
Título 3
Segregação 1 (Máquinas novas): 50,00 * 0,200000 = 10,00
Segregação 2 (Máquinas usadas): 50,00 * 0,133333 = 6,67
Segregação 7 (Não classificados): 50,00 * 0,666667 = 33,33
Contabilização da Segregação
Para realizar a contabilização da segregação, acesse:
Módulo Contabilidade > Contabilizações > Contabilização de segregações contábeis (rotina 8018).
Ao acessar a rotina, caso a empresa esteja configurada para não controlar a segregação ou então controlar a segregação, porém, sem contabilização, será apresentada a mensagem: “Empresa não configurada para controlar segregação contábil com contabilização”.
Informe a data base para contabilização da segregação.
Importante! O período contábil (rotina 2506) deve estar aberto para que seja realizada a contabilização. Caso o período esteja fechado, será apresentada a mensagem de erro informando que o período está fechado.
Após rodar o processo da contabilização, será apresentado no ícone de notificações o relatório da contabilização da segregação.
Neste relatório serão listados as seguintes informações:
Código na conta de cliente/fornecedor, descrição da conta, número do título, saldo do título, segregação, coeficiente, valor segregação e total segregação.
O relatório é dividido entre contas a receber a e pagar e no final apresenta a totalização dos valores da segregação.
Na contabilidade serão realizados os lançamentos conforme o saldo de cada segregação nas respectivas contas, sendo realizados os seguintes lançamentos:
Clientes
D – Contas a receber – Segregada
C – Contas a receber – Retificadora
Fornecedores
D – Contas a pagar – Retificadora
C – Contas a pagar – Segregada
Os lançamentos e valores estão totalizados e serão gerados separadamente por filial e por segregação.
Envio D-in
No controle da segregação com contabilização o envio do D-in poderá ser realizado pelo método Padrão, da seguinte forma:
Deve-se acessar a Lista de Planos de Contas (rotina 7161) e editar o plano de contas com a finalidade (DRE AGCO – API). Na aba “Contas contábeis” deve ser vinculado as sintéticas 1121,1122,1123,1124,1125,1126 e 1127 de clientes e as sintéticas 2111, 2112, 2113, 2114, 2115, 2116 e 2117 de fornecedores as contas da segregação de cada departamento especifico.
Ao vincular as contas segregadas no plano, no momento em que for enviado o D-in através da Lista de mensagens enviadas à AGCO (rotina 2758) serão listados os valores de cada sintética separadamente conforme a movimentação contábil de cada segregação até o período enviado.
Importante! Quando for criado uma nova segregação (rotina 8007) e for configurado em um grupo/subgrupo, no lançamento de um CTC ou informado manualmente através da rotina 8017, deve ser vinculado este a uma sintética do plano de contas, para que seja evitado gerar erros no envio do D-in.
Cada segregação que possuir movimentação deve ser vinculada a sua respectiva sintética. Se possuir alguma segregação não vinculada a sua sintética irá gerar divergência de valores.